접대비의 증빙관리

사업자분들과 상담을 하다보면 증빙관리가 너무 소홀한 경우가 많은 것 같습니다. 소상공인들의 관리 미흡에 대한 주된 이유로는 4대보험 문제가 해결되지 않은 인건비 및 복리후생비거래관계 유지를 위한 현금매입 위주의 거래형태를 꼽을 수 있는 것 같습니다. 여기에는 구체적인 이해관계들이 있으시다보니 특별한 조언이 어렵지만 사장님들께서 자의적으로 할 수 있는 비용관리를 물어보신다면 저는 접대비를 들고 싶습니다. 왠만한 소액지출은 일단은 지출내역이 남겠지만, 접대비는 기준금액도 엄격할 뿐만 아니라 증빙자체를 남겨두기가 애매한 거래들이 많기 때문입니다.

접대비에 대한 설명에 앞서 접대비를 한번 정의해 보겠습니다. 접대성 지출은 업무관련성과 특정대상여부에 따라서 기부금과 광고선전비로도 구분지을 수 있는데, 업무와 무관하면 기부금, 업무와 관련있으나 불특정다수에게 지급되면 광고선전비, 업무와 관련있으나 특정인에게 지급되면 접대비라고 할 수 있습니다. 광고선전비가 전액 비용으로 인정되는 것과는 달리 기부금과 접대비는 한도가 정해져 있으므로 세법상 까다로운 부분이 있습니다.


중소기업의 경우 접대비가 1년에 기본 18백만원까지 인정됩니다. 그러나 소비심리가 위축 됨에 따라 현행법에서는 한시적으로 기본 24백만원까지 인정되고 있습니다. 엔터업체 등과 같이 접대성 지출이 많은 일부업종들의 경우 접대성 지출에 대한 손금을 인정받고자 복리후생비에 은글슬쩍 묻어두는 경우가 빈번한데, 요즘은 비율분석 후 소명요구가 잘 나와서 무리한 계정분류는 지양하는 것이 좋을 것 같습니다.


일반적인 비용의 경우 3만원을 기준으로 적격증빙이 요구됩니다. 그러나 접대비로 지출 할 경우에는 원칙적으로 1만원을 기준으로 초과하는 내역에 대한 법정 증빙 자료를 갖추어야 합니다. 초과하는 경우 가산세는 없지만 비용으로 인정되지 않으니 손실이 크다고 말할 수 있습니다. 다만, 경조사에 쓰이는 접대비의 경우에는 20만원을 기준으로 초과하는 내역에 대한 적격증빙이 요구됩니다. 여기서 말하는 적격증빙이란 세금계산서 등의 증빙을 말하므로 20만원 이하의 금액에 대해서도 무증빙이 아닌 일반적인 증빙을 갖출 필요가 있는데, 경조사비에 대해서는 영수증을 받을 수도 없는 노릇이므로 청첩장이나 부고장 등의 객관적으로 거래사실을 확인할 수 있는 증빙이 필요합니다. 지출결의서와 같은 내부증빙을 마련해두셔도 좋고, 자사제품으로 현물접대를 하는 경우에는 내부품의서와 같은 소명근거를 미리 마련해두실 필요도 있습니다.


거래처에 대한 경조사비가 아닌 직원에 대한 경조사비가 지출될 수도 있습니다. 이 경우 접대비가 아닌 복리후생비로 처리됩니다. 그러나 사회통념상 인정되지 않을 정도의 금액이 지출되는 경우 근로자에게는 근로소득세가 부과될 수 있으니 유의하실 필요가 있습니다.

증빙에 대한 강조는 아무리 해도 지나치지 않은 것 같습니다. 최근 신문에서 우리나라의 세금부담을 하지 않는 근로자가 40%가 넘는다는 기사를 읽었습니다. 모든 국민은 세금을 내야 한다는 국민개세주의의 원칙이 조용히 언급되고 있는데 사업자들에게도 예외는 없는 것 같습니다. 증빙관리에 조금만 더 신경쓰셔서 지출이 되고도 인정받지 못하여 불이익을 당하는 일이 없으시기 바랍니다. 그럼 저는 다음 시간에 또 인사드리겠습니다.

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